ジャズフェスって何から準備するの？ | 八王子ジャズフェスティバル実行委員会

こんにちは。八王子ジャズフェスティバル実行委員会の中の人です。

「ジャズフェスをやる」と言うと、たまにこんなことを言われます。

「で、何すんの？」

答えはシンプル。「会場を押さえるところから」です。
つまり、“まず予約”。これに尽きます。

でもそれだけだと答えになってないので、ジャズフェスの準備がどう始まるのか、ざっくりご紹介します。

会場の確保

まずやるのはメイン会場の確保です。
ホールを運営している団体によって異なりますが、ホールの予約は概ね6ヶ月〜1年前に予約開始となりますので早めの手配が重要！

メイン会場確保＝日程決定となります。

日程が決まらないと他の準備が進まないので、ここがスタートラインです。

日程が決まったら他の会場も「ここで演奏させてください！」とお願いして調整します。
それぞれの会場を管理する方々との信頼関係、大事です。

日程が決まると、実行委員会メンバーとのミーティングが本格化します。
内容は・・・

・・・など。

毎回頭を悩ませつつ、雑談多めでやっています。

フェスは「やりたい人がいてこそ」。
八王子JAZZ DAYも、ミュージシャン・ボランティア・関係者の皆さんに支えられて成り立っています。

なので、「今年もやります！出ませんか？手伝いませんか？」と呼びかける時期がやってきます。

それに合わせて、募集フォームをつくったり、SNSで告知したり、出演条件を見直したり……と、地味に手間のかかる仕事が増えていきます。

チラシ、ポスター、タイムテーブル、SNSとWEBサイトの更新。
どれもフェスの顔になる大切なものです。

限られた予算とリソースの中で、「なるべく伝わりやすく、ちょっとかっこよく」を目指して、知恵を絞ってます。

告知に協力してくれるイベントで演奏させてもらったりもしてます。

ホールではPAさんや照明さん、オペレーターさんの手配が必要。
ホール以外のステージでは機材レンタルやステージの設営、電源の確保も必要です。

「誰がどこで何をやるか」の当日シフトも、細かく決めておかないと大混乱になります。

誰がお弁当買いに行くのか！とかもね。

出演者が決まったら、タイムテーブルを作ります。
「あのバンドはあの場所でこの時間」みたいなやつです。

出演者との打ち合わせでは出演者ごとに必要な機材を確認し、立ち位置などを書き込んだ仕込み図（これが時間かかる・・・）というものも作成したり、ボランティアさんとの打ち合わせでは当日の流れやら何やらの説明をします。

音楽以外の“段取り”に、ものすごく時間がかかるのがイベントです。

出演者説明会で当日の段取りの確認をします

各出演者毎に仕込図を作成していきます

前日にステージの準備を行います。

機材の搬入、音響チェック、照明チェックなどなど・・・終わる頃には空腹間違いなしです。

当日は、すべてが予定通りに進むわけじゃありません。
トラブルに対応したり、お客様に挨拶したりなどなど・・・

無事に終わることを祈りつつあっち行ったりこっち行ったりしている間に終わります。

結局のところ、ジャズフェスの準備は地味で地道な積み重ねです。
楽器より先にExcelが活躍します。音楽より前にGoogleスプレッドシートです。
でもそれが、フェスを形にする第一歩だったりします。

以上、「ジャズフェスって何から準備するの？」のご紹介でした。

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